FAQs zur Vereinbarung zur Digitalisierung (VzD)

zwischen den öffentlich-rechtlichen Hochschulen und dem MKW NRW

Das FAQ basiert auf den häufig gestellten Fragen zur Vereinbarung und wird laufend aktualisiert (Stand: 27.06.2022).

Zuweisungsschreiben und Mittelzuweisung

Gibt es ein Zuweisungsschreiben? Wo finde ich dieses Schreiben sowie die Anlagen samt Auflagen?

Jede Hochschule erhält jährlich ein Zuweisungsschreiben über die in der Anlage „Finanzierung“ im jeweiligen Haushaltsjahr angegebenen Mittel. Dieses Zuweisungsschreiben gilt für alle Projekte und Förderlinien, die in der Vereinbarung zur Digitalisierung für die jeweilige Hochschule aufgeführt sind. Alle Hochschulen haben für die Vereinbarung zur Digitalisierung bereits für die Jahre 2020 sowie 2021 und 2022 ein Zuweisungsschreiben nebst Anlagen für alle ihre Maßnahmen erhalten. Die Anlagen beinhalten insbesondere eine Fassung der Vereinbarung zur Digitalisierung, die „Auflagen im Rahmen der Vereinbarung zur Digitalisierung“ und einen „Vordruck Schlussnachweis“.

Für Projekte, die nicht in der Vereinbarung zur Digitalisierung aufgeführt sind, wurden gesonderte Zuwendungsschreiben samt Auflagen etc. versandt.

Wann bekomme ich die Mittel für das aktuelle Haushaltsjahr?

Sobald der Haushalt im jeweiligen Jahr festgestellt und die Haushaltsfreigaben erfolgt sind, werden die Zuweisungsbescheide automatisch erstellt. Ein gesonderter Mittelabruf ist nicht notwendig. Grundsätzlich können Sie im 1. Quartal p.a. mit der Zuweisung und der entsprechenden Auszahlung / Buchung durch das MKW rechnen. Die Auszahlung erfolgt in mehreren Tranchen verteilt über das Haushaltsjahr. Bei Konsortialvorhaben werden die Mittel den Konsortialführerinnen zugewiesen.

Mittelverwendung (allgemein): Umwidmung, Laufzeit, Projektpauschale

Die folgenden Ausführungen beziehen sich allgemein auf die Mittelverwendung und damit verwandte Themen. Für einige Förderlinien gelten besondere Bestimmungen bezüglich der Mittelverwendung u.ä. Siehe dazu die FAQs weiter unten.

Wann endet mein Projekt bzw. bis wann dürfen die bewilligten Mittel ohne einen Verlängerungsantrag ausgegeben werden?

Der entsprechende Durchführungszeitraum der verschiedenen Maßnahmen und Projekte entspricht den Haushaltsjahren, in denen Mittel für die Maßnahme und Projekt vorgesehen sind (vgl. § 12 der VzD). Dies können Sie der Anlage zur Finanzierung entnehmen, die Ihrem Zuweisungsbescheid anhängt. Erhalten Sie beispielsweise in den Haushaltsjahren 2020 bis 2022 Projektmittel, so endet der Durchführungszeitraum des Projekts, auch wenn das Projektende für ein anderes Datum zwischen dem 01.01.2022 und 31.12.2022 im Projektantrag geplant war, am 31.12.2022.

Ausgenommen hiervon sind § 7 (3) Online-Bewerbung und Immatrikulation sowie § 11 Corona-Soforthilfe für die Digitalisierung in Studium und Lehre. Dort endet unabhängig von der Mittelbereitstellung der Durchführungszeitraum am 31.12.2021

Kann ich die nicht ausgegebenen Mittel auch im nächsten Haushaltsjahr benutzen?

Gem. § 12 der „Vereinbarung zur Digitalisierung“ dürfen die Mittel im Rahmen des jeweiligen Durchführungszeitraumes von der Hochschule überjährig bewirtschaftet werden, d.h. die Mittel können flexibel im Rahmen des Durchführungszeitraumes (s.o.) ausgegeben werden. Am Ende des Durchführungszeitraumes der einzelnen Maßnahmen und Projekte müssen nicht verausgabte Mittel an das MKW zurückerstattet werden. Die Mittel stehen dann der landesweiten Digitalisierungsoffensive wieder zur Verfügung.

Während der Projektlaufzeit wird die Mittelverausgabung regelmäßig anhand der Zwischenverwendungsnachweise (siehe dazu auch „Welche Berichtspflichten gibt es?“) durch das MKW überprüft. Mehr- oder Minderausgaben müssen in den Zwischenverwendungsnachweisen begründet werden. Bei größeren Abweichungen zum Finanzierungsplan erfolgt eine Prüfung, inwieweit Restmittel mit der Zuweisung im neuen Haushaltsjahr verrechnet werden. Das MKW wird ggf. auch das Gespräch in einzelnen Projekten suchen, um sich über den Stand des Projektes zu informieren und über die weitere Vorgehensweise zu sprechen.

Ist eine Umwidmung der Mittel möglich?

Aufgrund der flexiblen Mittelverwendung ist eine Umwidmung der Projektmittel möglich, zumal in den Zuweisungsschreiben zu den im Rahmen der VzD geförderten Projekte keine Trennung zwischen Personal- und Sachmitteln expliziert ist. Auch bei dem geänderten Mitteleinsatz müssen selbstverständlich die im Antrag definierten Projektziele und -ergebnisse erreicht werden. Die tatsächliche Kostenverteilung und die Änderungen sind in den jeweiligen Zwischen- und Schlussverwendungsnachweisen darzustellen. Bei Änderungen, die über im Antrag vorgesehene Positionen hinausgehen, ist eine Anfrage an das MKW NRW zu stellen. Bitte senden Sie zu diesem Zweck eine E-Mail an Digioffensive@mkw.nrw.de mit einer kurzen Begründung der geplanten Umwidmung.

Wie können die für das Projekt vorgesehenen Personalmittel verwendet werden? Anders gefragt: Wie können die Projektstellen besetzt werden?

Es gibt drei Möglichkeiten der Besetzung der Projektstellen:

1. Einstellung neuer Mitarbeitenden für das Projekt,
2. Aufstocken des Vertrages von bereits an der Hochschule vorhandenem Personal, wenn dieses bisher teilzeitbeschäftigt ist, oder
3. Einsatz von bereits an der Hochschule vorhandenes Personal in dem Projekt, auch wenn dieses bereits zu 100% über Haushaltsmittel oder andere Mittel finanziert wird.

Das neue Aufgabenfeld wie auch die Finanzierung des Personals wird üblicherweise in den Arbeitsverträgen festgehalten. Auch die beiden letzten Optionen gehen mit einer Anpassung des Arbeitsvertrages einher, weil sich die Finanzierung wie auch das Aufgabenfeld der/des Mitarbeiter/in ändert. Bei der dritten Möglichkeit werden Haushalts- oder Projektmittel frei, über welche die Person zuvor finanziert wurde. Diese freiwerdenden Mittel müssen für originäre Zwecke der Forschung und Lehre oder originäre satzungsmäßige Zwecke (s. Punkt 4 des Verwendungsnachweises Bestätigungen) eingesetzt werden. Darüber hinaus muss sichergestellt sein, dass die bisherige Tätigkeit der/des jeweiligen Mitarbeitenden (wenn Sie weiterhin anfällt) durch anderes Personal ausgeführt wird. Dies muss auch in den (Zwischen‑)Verwendungsnachweisen bestätigt werden (siehe dazu die Ausfüllhilfe zu den Verwendungsnachweisen).

Welche Auswirkungen haben Abweichungen zwischen den im Antrag kalkulierten und den tatsächlichen Personalkosten auf die Berechnung der Projektpauschale?

Die Höhe der Projektpauschale in den Finanzplänen orientiert sich an der Höhe der kalkulierten Personalausgaben. Wenn die tatsächlichen Personalkosten in der Projektdurchführung geringer ausfallen als im Antrag kalkuliert, verringert sich die Projektpauschale entsprechend. Eine Erhöhung ist hingegen ausgeschlossen.
 

Berichtspflichten

Welche Berichtspflichten gibt es?

Zu den Berichtspflichten gibt es drei verschiedene Dinge zu unterscheiden:

• Die „gesetzlichen Berichtspflichten“:
  Die gesetzlichen Berichtspflichten beschränken sich auf die Auflagen, die dem Zuweisungsschreiben beigefügt worden sind. Hier ist festgeschrieben worden, dass am Ende des Durchführungszeitraumes dem MKW ein Schlussnachweis (vgl. 3.) vorgelegt werden muss. Zwischennachweise (vgl. 2.) erfolgen über das Monitoring der DH.NRW und nicht an das MKW. Ab dem Jahr 2022 sind unabhängig vom Monitoring auch Zwischenverwendungsnachweise (erstmals für das Haushaltsjahr 2021) bis zum 31. März 2022 zu erbringen. Dies wird auch Bestandteil der Auflagen der Zuweisungsschreiben im Jahr 2022 sein. Die Vorlage hierfür finden Sie auf der Webseite des MKW. Die Zwischenverwendungsnachweise müssen über ein Online-Formular bei der DH.NRW hochgeladen werden. Die DH.NRW berichtet wiederum an das MKW.
   
• Das „Monitoring“ der Geschäftsstelle der DH.NRW
  Die Pflichten für die halbjährlichen Fortschrittsberichte („Monitoring“) sind in §12 der Vereinbarung zur Digitalisierung festgelegt. Ziel des Monitorings ist es, dass die DH.NRW und das MKW während der jeweiligen Projektlaufzeit Informationen über den inhaltlichen und finanziellen Stand der Projekte erhält. Es ist geplant, dass die DH.NRW dies digital über ein Onlinetool abwickelt. Das Tool und die inhaltliche Ausgestaltung des Monitorings werden gerade zwischen der DH.NRW und dem MKW abgestimmt. Die DH.NRW wird alle Hochschulen entsprechend informieren, wenn ein Ergebnis vorliegt. Bis dahin sammelt die DH.NRW die notwendigen Informationen über eine Umfrage.
   
• Der Abschlussbericht bzw. „Schlussnachweis“
  Gemäß Nr. 2 der Auflagen zum Zuweisungsschreiben muss nach Abschluss des Projektes bzw. des Durchführungszeitraumes (siehe Punkt 1) innerhalb von sechs Monaten dem MKW ein Schlussnachweis über die Verwendung der Mittel vorgelegt werden. Der hierzu zu verwendende Vordruck ist den Zuweisungsbescheiden aus den Jahren 2020 sowie 2021 beigefügt worden und kann unter digioffensive@mkw.nrw.de erneut angefordert werden
   

Zu Curriculum 4.0

Welche Konsequenzen hat die Einstellung der Förderlinie „Curriculum 4.0“ für laufende oder kürzlich abgeschlossene Ausschreibungsverfahren?

Die Zuweisung von Mitteln für die Förderlinie „Curriculum 4.0“ über die „Vereinbarung zur Digitalisierung“ ist ab 2022 nicht mehr vorgesehen. Für die Mittel, die für diese Förderlinie bereits in den Jahren 2020 und 2021 auf Basis der VzD den Hochschulen zur Verfügung gestellt worden sind, wird der Durchführungszeitraum bis zum 31. März 2023 festgesetzt. Hintergrund ist, dass einige Hochschulen für die Mittel aus 2021 erst im Herbst 2021 wettbewerbliche Verfahren ausgeschrieben haben. Für diese Projekte soll sichergestellt werden, dass sie auch zu Ende geführt werden können. Wurden mehrjährige Projekte entgegen der Regelungen der VzD durch die Hochschulen genehmigt, die über den 31. März 2023 hinausgehen, so ist eine Förderung dieser Projekte über den 31. März 2023 hinaus durch das MKW ausgeschlossen. Eine Weiterführung des Projektes aus hochschuleigenen Mitteln ist hingegen möglich.

Für den Fall, dass Hochschulen nachweislich für die für 2022 vorgesehen Mittel bis zum 01. Dezember 2021 wettbewerbliche Verfahren angestoßen haben, können diese die Finanzierung des ausgewählten Projektes beim MKW beantragen.

Diese Hochschulen müssen einen Einzelantrag mit Bezug auf die VzD 2025 an das MKW stellen. Der Einzelantrag hat die folgenden Punkte zu beinhalten:

• Gesamtsumme, die im Jahr 2022 für das ausgewählte Projekt benötigt wird,
• Kurzdarstellung des ausgewählten Projekts: kurze Inhaltsbeschreibung, Durchführungszeitraum, Antragsteller/-in und beantragte Summe,
• Bestätigung, dass der Antrag (des Curriculum-Projekts) geprüft wurde und nach Durchführung des Wettbewerbsverfahrens gefördert werden soll, und
• Nachweis, dass der der Beginn des Wettbewerbsverfahrens für 2022 vor dem 01. Dezember 2021 gelegen hat.

Die Zuweisung der Mittel durch das MKW erfolgt nach positiver Prüfung des Antrags und unter der Voraussetzung, dass entsprechende Landeshaushaltsmittel zur Verfügung stehen.
 

Zu EGovG-/OZ-Koordinatorinnen/Koordinatoren

Wieso habe ich für die EGovG-/OZ-Koordinatorinnen/Koordinatoren nur Mittel im Haushaltsjahr 2020 bekommen?

Die Mittel gem. §7 (2) E-Gov und OZG erhalten die Hochschulen aus der Digioffensive nur für das Haushaltsjahr 2020. Ab 2021 müssen die Hochschulen diese Stelle aus den Mitteln zur Umsetzung des EGovG NRW finanzieren, die das Land den Hochschulen von 2021 bis 2026 zur Verfügung stellen wird.

Zu §7 (2): In der Vereinbarung zur Digitalisierung ist geregelt, dass die zugewiesenen Mittel innerhalb des jeweiligen Durchführungszeitraums zu verausgaben sind. Für die EGov/OZG-Koordinator*innen endete dieser Zeitraum gem. VzD in 2020. Einige der Hochschulen haben die Stelle aber erst in 2021 besetzen können. Bestünde die Möglichkeit, dass die für 2020 zur Verfügung gestellten Mittel in das Jahr 2021 transferiert werden?

Sollten die Mittel in 2020 nicht oder nur teilweise verausgabt haben, so sind diese ganz oder teilweise zurückzuerstatten.

Welche Berichtspflichten gelten für die EGovG-/OZG-Beauftragten (ab 2021)?

Die EGovG-/OZG-Beauftragten werden ab 2021 über die „Vereinbarung zur Umsetzung des EGovG NRW“ finanziert. Es gelten die in § 3 der Vereinbarung definierten Berichtspflichten.
 

Zum Netzwerk ORCA

Können nicht verausgabte Mittel für die Stellen im Rahmen des Netzwerkes ORCA.nrw anderweitig verwendet werden?

Aufgrund der späteren Besetzung der Netzwerkstellen an den Hochschulen oder auch aufgrund der individuellen Einstufung der Stelleninhaber/innen ergeben sich oftmals Minderausgaben. In Ausnahmefällen können die nicht verausgabten Mittel für eine zeitlich befristete Einstellung von Hilfskräften genutzt werden, wenn deren Zuarbeit dazu verhilft, die Projektziele zu erreichen und damit die durch eine spätere Besetzung der Netzwerkstelle verursachten Verzögerungen in der Projektumsetzung auszugleichen. Diese Mittelverwendung ist jedoch im Vorfeld mit dem MKW abzustimmen und wird jeweils individuell entschieden. Bitte wenden Sie Sich dazu an Digioffensive@mkw.nrw.de.

Ist in den Mitteln für die Stellen im Rahmen des Netzwerks ORCA.nrw eine Projektpauschale enthalten?

Nein. In diesen Zuweisungen ist keine Projektpauschale enthalten. Die Fördersumme besteht nur aus den Personalmitteln.
 

Zu den digiFellows

Für das Vorhaben digiFellows (§ 2, Abs. 6) werden pro Jahr feste Mittel bereitgestellt. Laut § 12 VzD entspricht der Durchführungszeitraum der verschiedenen Maßnahmen und Projekte den Haushaltsjahren, in denen Mittel für die Maßnahme und Projekte vorgesehen sind. Müssten dann die Mittel für das Vorhaben digiFellows für das Jahr 2020 zurückerstattet werden, wenn in 2020 keine Verausgabung stattgefunden hat oder können die Mittel für 2020 auch in das Jahr 2021 verschoben werden?

§2 Abs. 6 der Vereinbarung zur Digitalisierung ist festgeschrieben, dass jede Hochschule sich verpflichtet, ab 2020 jährlich einen hochschulweiten Wettbewerb zur Vergabe eines Fellowships für Innovationen in der digitalen Hochschullehre durchzuführen und hierfür jährlich 50.000,- € erhält. Das bedeutet, dass Sie den Wettbewerb entsprechend jährlich durchführen bzw. beginnen müssen.

Das Wettbewerbsverfahren muss jeweils zwingend in den einzelnen Haushaltsjahren beginnen, die Ausgaben hierfür können aber aufgrund der Überjährigkeit der Mittel noch in den Folgejahren bis zum Ende des Durchführungszeitraumes getätigt werden. Da in 2020 aufgrund des Zeitmangels eine Wettbewerbsdurchführung schwierig war, ist es in diesem Ausnahmefall möglich, das Wettbewerbsverfahren erst im Jahr 2021 zu starten und in 2021 entsprechend zwei Wettbewerbe durchzuführen.

Sollten Sie in einem Jahr kein digiFellow vergeben, sind diese Mittel am Ende des Durchführungszeitraumes an das MKW zurückzuerstatten.

Zur Online-Bewerbung und -Immatrikulation (gefördert im Rahmen der VzD)

Für welche Ausgaben können diese Mittel gem. §7 (3) in der Hochschule konkret verwendet werden? Personal- und Sachausgaben? Oder gibt es hier eine Einschränkung?

Bei diesen Mitteln gibt es keine Aufteilung zwischen Personal- und Sachausgaben, d.h. sie sind quasi gegenseitig deckungsfähig. Das Ergebnis und die Fristen zählen.

Bei weiteren Fragen zum Monitoring wenden Sie sich bitte an monitoring@dh.nrw.
Bei Fragen zum Schlussverwendungsnachweis oder zur Finanzierung wenden Sie sich bitte an das Ministerium für Kultur und Wissenschaft NRW:
Frau Sommer (0211-896-4425) oder digioffensive@mkw.nrw.de.