E-Akte.nrw (Vorprojekt)
#administration #infrastruktur #kooperation #vorprojekt #e-akte
Universität Bielefeld (konsortialführend), Universität Duisburg-Essen (UDE), Bergische Universität Wuppertal, Hochschule Düsseldorf, Hochschule Niederrhein
Die Kanzlerinnen und Kanzler der Universitäten und Fachhochschulen haben beschlossen bei der Umstellung auf eine elektronische Aktenführung sowie auf die elektronische Vorgangsbearbeitung eng zusammen zu arbeiten. Angestrebt werden gemeinsame technische Systeme, die Entwicklung von Blaupausen für die Umsetzung von Prozessen in einem oder mehreren Dokumentenmanagementsystemen sowie die Bündelung von Know-How in einem Kompetenzzentrum E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung.
Viele Hochschulen haben bereits vor einiger Zeit Projekte zu den Themen E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung gestartet. Die Projekte sind unterschiedlich weit gediehen, es gibt eine Vielzahl von eingesetzten technischen Systemen, unterschiedliche Herangehensweisen und Einsatzzwecke. Ziel dieses Vorprojekts ist es,
- eine IST-Standerhebung an allen 37 staatlichen Hochschulen durchzuführen (u.a. in Bezug auf Einsatzszenarien, Herangehensweisen, Reifegrad sowie Systeme).
- die beabsichtigten weiteren Entwicklungen an allen 37 Hochschulen aufzunehmen,
- auf der Grundlage der erhobenen Informationen Vorschläge für ein oder mehrere Projekte zur umfassenden Einführung von E-Akten und E-Vorgangsbearbeitung an allen Hochschulen sowie eine auf Dauer angelegte Servicestruktur zu erarbeiten.
Das Konsortium besteht aus mehreren Universitäten und Fachhochschulen. Die Federführung (Steuerung) für das Vorprojekt liegt bei der Universität Bielefeld. Wesentliche Teile der Projektarbeit sollen durch einen externen Dienstleister erbracht werden (aufgrund der schnelleren Verfügbarkeit von fachkundigem Personal im Vergleich zur Einstellung und Einarbeitung von Projektpersonal). Die inhaltliche Arbeit erfolgt in enger Abstimmung mit den beiden Kanzlerarbeitsgruppen zur Digitalisierung sowie mit dem Arbeitskreis der DV-Verantwortlichen der Hochschulverwaltungen (DV-Pro).
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Frank Klapper
Dezernent für digitale Transformation und Prozessorganisation/Leitung
Universität Bielefeld
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