E-Beschaffungsakte.nrw

Das E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen (EGovG NRW) sieht vor, dass sämtliche Akten in Zukunft elektronisch zu führen sind. In der Fassung des EGovG NRW vom 16.2.2021 soll die Umstellung auf die elektronische Aktenführung an den Hochschulen bis zum 31. Dezember 2025 abgeschlossen sein (siehe EGovG NRW, § 9, Abs. 3). Das gilt natürlich auch für alle Akten die aus Beschaffungsprozessen an Hochschulen entstehen.

Das Projekt „ eBeschaffungsakte“ wird von einem Konsortium, angeführt von der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (HHU), aus insgesamt fünf Universitäten und anderen Hochschulen in NRW durchgeführt. Die Konsortialhochschulen decken bzgl. der anzubindenden Fachverfahren das gesamte technische Spektrum mit SAP, MACH und Cosinex ab. Ziel des Konsortialprojektes ist die Erstellung einer lokalisierbaren Masterlösung für alle aktenwürdigen Objekte bzw. Dokumente innerhalb eines Beschaffungsprozesses und die Implementierung dieser Lösung bei den Konsortialmitgliedern.
Als Grundlage der Masterlösung dient das d.velop documents, welches alle Dokumente während des Beschaffungsprozesses revisionssicher speichert. Dabei werden alle Schritte des Prozesses berücksichtigt:
Bedarfsmeldung, Genehmigungsprozesse, Durchführen der Beschaffung, Kommunikation, ggfs. Vergabeprozesse und abschließend (optional) Rechnungsstellung, Garantiefälle oder auch Beanstandungen. Dazu gehören die Definition einer Aktenstruktur, relevante Dokumentarten, Aufbewahrungsfristen, Metadaten und Berechtigungen, die in einem Evaluationssystem implementiert und getestet werden sollen.

Die sachgerechte Speicherung aller Dokumente (auch Bilder, Excel-Tabellen, PDFs, usw.) und die dazugehörigen Informationen sollen Folgendes ermöglichen:

• Reduktion der Kosten bei Druckkosten und Lagerflächen
• Optimierte Kommunikation durch schnelleren Zugriff auf Informationen und weniger Rückfragen
• Informationsbündelung, erhöhte Transparenz und umfangreiche Recherchemöglichkeiten
• Platzersparnis im Büro, keine Medienbrüche, zentraler Speicher, kein Dokumentenverlust
• erhöhte Umweltfreundlichkeit durch Wegfall von viel Papier
• Revisionssichere Archivierung
• Konfiguration individueller Sichten

Die Vorgangsbearbeitung erfolgt vollständig elektronisch und ermöglicht die digitale Zusammenarbeit der beteiligten Organisationseinheiten. Mit Hilfe von Schnittstellen zu anderen Akten bzw. Fachverfahren werden alle für die eBeschaffungsakte benötigten Daten aus Finanz- und Beschaffungsprozessen sowie dem Vergabemanagement an einer digitalen Stelle zur Verfügung stehen. Die eBeschaffungsakte bedient die Nachweispflichten und notwendigen Dokumentationen gegenüber Prüfer*innen (z.B. Wirtschaftsprüfung, Landesrechnungshof, Drittmittelgeber, Zoll, Innenrevision etc.).