E-Vertragsmanagement (Vorprojekt)

Gemäß § 9 des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen (EGovG NRW) sollen in Zukunft sämtliche Akten elektronisch geführt werden. An den Hochschulen soll die Umstellung auf die elektronische Aktenführung bis zum 31. Dezember 2025 abgeschlossen sein. Noch bezogen auf den Entwurf des Gesetzes präzisierte das Vorprojekt E-Akte.nrw die Anforderungen zur Einführung der prozessorientierten elektronischen Aktenführung und der elektronischen Vorgangsbearbeitung. Als ein Ergebnis des benannten Vorprojekts wird darauf verwiesen, dass es zur Umsetzung des EGovG NRW (im damals vorliegenden Entwurf) einer Detailbetrachtung spezifischer Aktenarten sowie deren Führung bedarf. In diesem Zusammenhang sprechen sich die Kanzler*innenkonferenzen der Universitäten und Fachhochschulen dafür aus, dass die im Vorprojekt E-Akte.nrw identifizierten Aktenarten in spezifische Konzeptions- und Realisierungsprojekte überführt werden.

Eine dieser Aktenarten ist das elektronische Vertragsmanagement (im Weiteren: E-Vertragsmanagement). Das hier beantragte Vorprojekt zum E-Vertragsmanagement schafft Grundlagen dafür, dass bei der Einführung eines E-Vertragsmanagements und deren elektronischer Vorgangsbearbeitung an den Hochschulen – soweit das sinnvoll möglich ist – kooperativ zusammengearbeitet wird und zugleich die vorhandenen Vorarbeiten der einzelnen Hochschulen hinreichend berücksichtigt werden. Wie das Vorprojekt E-Akte.nrw gezeigt hat, haben bereits einige Hochschulen Projekte zum E-Vertragsmanagement angestoßen. Diese Projekte fokussieren verschiedenartige Vertragsarten und Einsatzszenarien, unterscheiden sich teilweise hinsichtlich der Abbildung des Vertragslebenszyklus, nutzen verschiedene technische Systeme und sind heterogen in der Herangehensweise. Vor diesem Hintergrund verfolgt das Vorprojekt folgende Ziele:

a.) Der IST-Stand des E-Vertragsmanagements an den Konsortialhochschulen wird erhoben (u.a. in Bezug auf die gegenwärtige Abbildung des Vertragslebenszyklus, derzeitige Einsatzszenarien und Prozesse, zentrale bzw. dezentrale Zugriffe, Reifegrad sowie verwandte Systeme). Dies umfasst sowohl die Erhebung vertragsarttypischer und damit anwendungsfallbezogener Elemente, die Berücksichtigung möglicher Spezifika aufgrund der Hochschulart sowie die Berücksichtigung verschiedenartiger Fachverfahren.

b.) Um die Anforderungen an eine adäquate Softwarelösung zu identifizieren, werden die entsprechenden Bedarfe an den Hochschulen erfasst. Im Zuge dessen werden auch Anforderungen an das das Kompetenzzentrum E-Akte.nrw erhoben und formuliert.

c.) Die erhobenen Bedarfe und Anforderungen bilden nach erfolgter Konsensfindung der beteiligten Konsortialhochschulen sodann einen belastbaren Katalog zur verlässlichen Projektierung des Hauptprojekts. Dieses zielt darauf ab, eine prozedural möglichst gleichartige Einführung eines prozessorientierten E-Vertragsmanagements und der elektronischen Vorgangsbearbeitung an den Hochschulen zu realisieren sowie eine auf Dauer angelegte Servicestruktur umzusetzen.